Am 25. Mai 2018 erlangt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ihre Gültigkeit. Bis dahin müssen Gemeinden einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben. Dabei ist es völlig egal ob es um kleine Gemeinden oder um große Städte geht. Jede Behörde oder öffentliche Stelle muss zwingend einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Unternehmen brauchen nur unter bestimmten Voraussetzungen einen Datenschutzbeauftragten. Wie sieht das bei kleinen Gemeinden aus?

Zitat Artikel 37 DSGVO Abs. 1: „Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter benennen auf jeden Fall einen Datenschutzbeauftragten, wenn die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird, mit Ausnahme von Gerichten, die im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln“

Somit ist klar: Jede auch noch so kleine Gemeinde braucht einen Datenschutzbeauftragten. Es gibt aber auch eine Erleichterung. Gemeinden können einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten benennen.

Zitat Artikel 37 DSGVO Abs. 3: “ Falls es sich bei dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter um eine Behörde oder öffentliche Stelle handelt, kann für mehrere solcher Behörden oder Stellen unter Berücksichtigung ihrer Organisationsstruktur und ihrer Größe ein gemeinsamer Datenschutzbeauftragter benannt werden.“

Wie dieser Absatz genau gehandhabt wird ist bisher allerdings noch unklar. Bis jetzt wurden die Gemeinden mit der DSGVO ziemlich allein gelassen. Inzwischen haben aber Gemeindebund und Städtebund gemeinsam die Research Group Sichere Informationssysteme der FH OÖ in Hagenberg mit der Erstellung eines praxisnahen, kostenlosen Leitfadens für die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung beauftragt. Bis Ende Februar 2018 soll ein entsprechender Handlungsleitfaden für Gemeinden ausgearbeitet werden. Hoffentlich gibt es bis dorthin auch bereits Aussagen zu den Datenschutzbeauftragten.

Die betreffenden Artikel der DSGVO zum Thema Datenschutzbeauftragter und die dazugehörigen Erwägungsgründe finden Sie gesammelt am Ende des Artikels.

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Was muss ein Datenschutzbeauftragter können?

Zitat Artikel 37 DSGVO Abs. 5: „Der Datenschutzbeauftragte wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, sowie auf der Grundlage seiner Fähigkeit zur Erfüllung der in Artikel 39 genannten Aufgaben.“

Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?

Zitat Artikel 37 DSGVO Abs. 6: „Der Datenschutzbeauftragte kann Beschäftigter des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters sein oder seine Aufgaben auf der Grundlage eines Dienstleistungsvertrags erfüllen.“

Was sind die Rechte und Pflichten des Datenschutzbeauftragten?

Der Datenschutzbeauftragte muss in alle Fragen die mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängen eingebunden werden. Von der Gemeinde müssen die erforderlichen Ressourcen, der Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie Schulungen zur Erhaltung seines Fachwissens bereitgestellt werden. Der Datenschutzbeauftragte berichtet unmittelbar der höchsten Managementebene. In der Gemeinde ist das natürlich der Bürgermeister. Er ist nicht Weisungsgebunden und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht abberufen oder benachteiligt werden. Der Datenschutzbeauftragte ist an die Wahrung der Geheimhaltung oder der Vertraulichkeit gebunden. Er kann andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen, diese dürfen allerdings nicht zu einem Interessenkonflikt führen. (Vergleiche Artikel 38 DSGVO)

Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte?

Hauptaufgabe ist die Beratung des Bürgermeisters und der Bediensteten hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften und die Überwachung der Einhaltung der DSGVO und des DSG. Eine weiter Aufgabe ist die Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter. Weiters ist er Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen.#

Datenschutzbeauftragter für Gemeinden

Der Gesetzestext im Wortlaut:

Abschnitt 4

Datenschutzbeauftragter

Artikel 37

Benennung eines Datenschutzbeauftragten

(1)   Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter benennen auf jeden Fall einen Datenschutzbeauftragten, wenn

a)

die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird, mit Ausnahme von Gerichten, die im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln,

b)

die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen, oder

c)

die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 besteht.

(2)   Eine Unternehmensgruppe darf einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten ernennen, sofern von jeder Niederlassung aus der Datenschutzbeauftragte leicht erreicht werden kann.

(3)   Falls es sich bei dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter um eine Behörde oder öffentliche Stelle handelt, kann für mehrere solcher Behörden oder Stellen unter Berücksichtigung ihrer Organisationsstruktur und ihrer Größe ein gemeinsamer Datenschutzbeauftragter benannt werden.

(4)   In anderen als den in Absatz 1 genannten Fällen können der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter oder Verbände und andere Vereinigungen, die Kategorien von Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern vertreten, einen Datenschutzbeauftragten benennen; falls dies nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten vorgeschrieben ist, müssen sie einen solchen benennen. Der Datenschutzbeauftragte kann für derartige Verbände und andere Vereinigungen, die Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter vertreten, handeln.

(5)   Der Datenschutzbeauftragte wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, sowie auf der Grundlage seiner Fähigkeit zur Erfüllung der in Artikel 39 genannten Aufgaben.

(6)   Der Datenschutzbeauftragte kann Beschäftigter des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters sein oder seine Aufgaben auf der Grundlage eines Dienstleistungsvertrags erfüllen.

(7)   Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter veröffentlicht die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und teilt diese Daten der Aufsichtsbehörde mit.

Erwegungsgründe:

(97)

In Fällen, in denen die Verarbeitung durch eine Behörde — mit Ausnahmen von Gerichten oder unabhängigen Justizbehörden, die im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln –, im privaten Sektor durch einen Verantwortlichen erfolgt, dessen Kerntätigkeit in Verarbeitungsvorgängen besteht, die eine regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen in großem Umfang erfordern, oder wenn die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten besteht, sollte der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter bei der Überwachung der internen Einhaltung der Bestimmungen dieser Verordnung von einer weiteren Person, die über Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzverfahren verfügt, unterstützt werden Im privaten Sektor bezieht sich die Kerntätigkeit eines Verantwortlichen auf seine Haupttätigkeiten und nicht auf die Verarbeitung personenbezogener Daten als Nebentätigkeit. Das erforderliche Niveau des Fachwissens sollte sich insbesondere nach den durchgeführten Datenverarbeitungsvorgängen und dem erforderlichen Schutz für die von dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter verarbeiteten personenbezogenen Daten richten. Derartige Datenschutzbeauftragte sollten unabhängig davon, ob es sich bei ihnen um Beschäftigte des Verantwortlichen handelt oder nicht, ihre Pflichten und Aufgaben in vollständiger Unabhängigkeit ausüben können.

Artikel 38

Stellung des Datenschutzbeauftragten

(1)   Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter stellen sicher, dass der Datenschutzbeauftragte ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden wird.

(2)   Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter unterstützen den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben gemäß Artikel 39, indem sie die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen und den Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen.

(3)   Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter stellen sicher, dass der Datenschutzbeauftragte bei der Erfüllung seiner Aufgaben keine Anweisungen bezüglich der Ausübung dieser Aufgaben erhält. Der Datenschutzbeauftragte darf von dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht abberufen oder benachteiligt werden. Der Datenschutzbeauftragte berichtet unmittelbar der höchsten Managementebene des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters.

(4)   Betroffene Personen können den Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß dieser Verordnung im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen.

(5)   Der Datenschutzbeauftragte ist nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten bei der Erfüllung seiner Aufgaben an die Wahrung der Geheimhaltung oder der Vertraulichkeit gebunden.

(6)   Der Datenschutzbeauftragte kann andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu einem Interessenkonflikt führen.

Artikel 39

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

(1)   Dem Datenschutzbeauftragten obliegen zumindest folgende Aufgaben:

a)

Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten;

b)

Überwachung der Einhaltung dieser Verordnung, anderer Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten sowie der Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen;

c)

Beratung — auf Anfrage — im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Artikel 35;

d)

Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde;

e)

Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation gemäß Artikel 36, und gegebenenfalls Beratung zu allen sonstigen Fragen.

(2)   Der Datenschutzbeauftragte trägt bei der Erfüllung seiner Aufgaben dem mit den Verarbeitungsvorgängen verbundenen Risiko gebührend Rechnung, wobei er die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung berücksichtigt.

 

 

Martin Schuchaneg, B.A. zertifizierter Datenschutzbeauftragter

Martin Schuchaneg 

 

 

 

zertifizierter Datenschutzbeauftragter